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ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

Por: joseluismontoya | Creado: 18/03/2011 21:35 |
ORGANIGRAMA EMPRESARIAL
 
 
 
INTRODUCCION
 
En una empresa la estructura es la disposicin de sus elementos. El primer paso de su organizacin es la descripcin de los puestos de trabajo as como la asignacin de responsabilidades. Posteriormente tendr lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la determinacin de niveles de jerarqua a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos estn colocados de arriba a bajo o de izquierda a derecha desde el nivel ms alto al ms bajo respectivamente. La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organizacin por tanto es importante conocer cuales son las clases de organigramas que hay para saber cuales son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.
 
 
CONCEPTO 
 
Organigrama (rgano = rgano u organismo + grama = grfico) es la grfica que representa la organizacin de una empresa, o sea, su estructura organizacional. Es la grfica estadstica, esto es, corresponde a la radiografa de la empresa y muestra su esqueleto y su constitucin interna, pero no su funcionamiento ni su dinmica. También son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional.
 
FUNCIONES
 
Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.
 
Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a través de los manuales de organizacin.
 
Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.
 
Y en forma general sirve para:
 
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
 
  Comunicar la estructura organizativa.
 
Reflejar los cambios organizativos.
 
VENTAJAS
 
 Un importante fabricante menciono alguna vez que aunque poda ver algn uso del organigrama en su fbrica, se haba negado hacer el organigrama por encima del nivel de intendente de fbrica. Su argumento era que los organigramas tienden a hacer a la gente demasiado consciente de ser superiores o inferiores, tienden a destruir el sentimiento de equipo y dan a las personas que ocupan un casillero en el organigrama una sensacin demasiado grande de "propiedad".
 
Estas razones para no hacer diagramas de las estructuras organizativas evidentemente no tienen peso. Las relaciones entre subordinado y superior existen no debido al diagrama sino ms bien debido a las relaciones jerrquicas esenciales. En cuanto a la afirmacin de que un organigrama crea un sentimiento demasiado confortable y merma el impulso por parte de aquellos que han triunfado, éstas son cuestiones de liderazgo superior: de reorganizar cuando el ambiente de la empresa lo exija, de desarrollar una tradicin de cambio y de hacer que los gerentes subordinados continen cumpliendo con estndares de desempeo adecuados y bien comprendidos.
 
Como un organigrama es un grafico de las lneas de autoridad en la toma de decisiones, a veces el mero hecho de hacerlo puede mostrar incongruencias (por ejemplo, duplicidad de unidades) y complejidades (ejemplo, el de alta jerarquizacin) y conducir a su correccin. Un diagrama también revela a los gerentes y al personal nuevo cmo se vinculan dentro de la estructura completa.
 
DESVENTAJAS
 
Solo contiene relaciones formales de autoridad y omiten las numerosas relaciones informales significativas. También muestra las relaciones principales de lnea o formales. No indica cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
 Aunque seria interesante hacer un organigrama con lneas de diferente grosor para denotar la autoridad formal de diversos grados, la autoridad no est sujeta a tal medicin. Y si se trazarn las lneas mltiples de relaciones informales y de comunicacin, serian un organigrama tan complicado que no se comprendera.
 
 Muchos organigramas muestran estructuras tal y como se supone que son y no como son en verdad. Los gerentes dudan o descuidan su actualizacin, olvidando que las estructuras organizacionales son dinmicas y que no debera dejarse que los organigramas se vuelvan anacrnicos.
 
 Otra dificultad de los organigramas es que los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad con el status. El funcionario de staff que reporte al presidente de la corporacin puede incluirse en la parte superior de los organigramas, mientras que un gerente de lnea puede ubicarse dos niveles ms abajo.
 
TIPOS
 
1. Organigrama clsico Es bsicamente un organigrama compuesto por rectngulos, que representan los cargos u rganos unidos entre s por lneas, que trazan las relaciones de comunicacin entre ellos. Cuando las lneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicacin. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad (del superior sobre el subordinado) o relaciones de responsabilidad (del subordinado hacia el superior) lo que no est unido por ninguna lnea, no tiene relacin entre s.
 
Generalmente, cada rectngulo presenta dos terminales de comunicacin. No cabe duda de que el cargo ms elevado de la empresa no tiene la terminal de arriba, mientras que el cargo ms bajo de la organizacin no tiene la terminal de abajo, pues no posee ningn subordinado.
 
En el organigrama clsico los rganos o cargos del mismo nivel jerrquico deben ser colocados paralelamente, utilizando la misma nomenclatura para designarlos. Es el tipo de organigrama ms frecuentemente utilizado.
 
2. Organigrama radial
 
El organigrama radial también es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante crculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerrquico. La autoridad mxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerrquico a medida que se aproxime a la periferia.
 
 El organigrama radial permite representar de forma compacta la estructura organizacional. Sin embargo, presenta ciertas limitaciones de orden técnico, pues no permite la representacin de organismos auxiliares muy variados.
 
3. Organigrama circular
 
El organigrama circular es elaborado en crculos concéntricos que representan los diversos niveles jerrquicos trazados en lneas de puntos o cortadas. Las lneas gruesas representan los canales de comunicacin existentes entre los rganos o cargos. Los rganos se representan con rectngulos o crculos. A medida que se aproximan al centro, los niveles jerrquicos son gradualmente ms elevados. En el centro del organigrama que el rgano cpula de la empresa.
 
CLASIFICACION DEL ORGANIGRAMA
 
 Algunos autores los clasifican de acuerdo con:
 
1. Contenido
 
Estructurales. Tiene por objeto la representacin de los rganos que integran el organismo social. 
 
Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica, adems de los rganos, las funciones principales que éstos realizan.
 
De integracin de puestos. Sealan en cada rgano, los diferentes puestos establecidos, as como el nmero de puestos existentes y requeridos.
 
2.Ambito de aplicacin
 
Generales. Representan slo a los rganos principales de la empresa y sus interrelaciones.
 
Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organizacin de una unidad o rea de la empresa.
 
3.Presentacin
 
Vertical. Es el que muestra la jerarqua orgnica en sus diferentes niveles desde él ms alto hasta el ms bajo.
 
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha ms bien que de arriba hacia abajo.
 
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales.
 
De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor nmero de unidades en espacios reducidos.
 
Circular. Se sita al ejecutivo en el centro de un crculo con lneas horizontales de la grfica vertical, formando una serie de crculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
 
CRITEROS PARA SU ELABORACION
 
Sirve para representar grficamente la estructura y organizacin de la misma al elaborarlo pueden emplearse varios criterios:
 
1. Disposicin funcional o por departamentos Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, técnico, social,... Esta disposicin es la ms utilizada en la organizacin o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos estn centralizados por el presidente o director general de la empresa.
 
2. Disposicin territorial El criterio de ordenacin utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que permite conocer a fondo las caractersticas del mercado en ese mbito geogrfico, pudiendo adaptarse a sus necesidades.
 
3. Disposicin divisional o por productos En este caso la distribucin del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o conjunto de productos con caractersticas comunes, lo que permite adaptar la poltica de la empresa a ese articulo o genero. Esta frmula de organizacin, as como la anterior son ejemplos de estructuras descentralizadas, en las que la organizacin general se divide en unidades menores, con una cierta independencia y objetivos propios. También se puede ordenar los rganos de la empresa en las que aparecen varios criterios aplicados conjuntamente, en distintos niveles de la empresa. Normalmente en los niveles superiores se emplea en distribucin funcional, pudiéndose combinar, en otros niveles inferiores, con una divisin por zonas o por productos.
 
LAS FIGURAS GEOMÉTRICAS
 
Las figuras geométricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componen la estructura de organizacin dibujada en la grfica. Se debe representar, adems, la relacin especial con organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, adems, para expresar grficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn significado especial. Es, pues, ms correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensin. Las figuras ms utilizadas para disear el diagrama de organizacin son:
 
a. Rectngulo
1) Rectngulo formado por lnea contina
2) Rectngulo formado por lnea entrecortada
3) Rectngulo con lados dobles
 
b. Crculo
1) Crculo formado por lnea continua
2) Crculo formado por lnea entrecortada
 
c. Elipse
1) Representa un organismo subsidiario de otro.
 
Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo, pero tiene personalidad jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua menor que el organismo que lo cre. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su funcin es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor especializada y especfica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.
 
d. Cuadrado y otras figuras geométricas con lnea continua o discontinua
Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente para reflejar estructuras de organizacin grandes. Por necesidades de diseo el cuadrado acomoda ms adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama. Se puede utilizar también para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, smbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras:
 
Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.
 
La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar, cuando éstos quieran destacarse.
 
Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relacin especial no permanente.
 
Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carcter permanente.
 
CONCLUSION
 
El organigrama es la grafica que muestra la relacin de los departamentos de una empresa, a través de las lneas de autoridad. Es el esquema de la organizacin; el cual se simboliza con rectngulos que indican las diferentes reas de la empresa. Es el modelo bidimensional de la estructura organizativa, que permite su fcil visualizacin as como la interpretacin de la posicin resultante en dicha divisin, de acuerdo con el propio cdigo de la organizacin. Nos proporciona una fiel representacin de la divisin del trabajo, y la visualizacin rpida de los siguientes aspectos:
 
a.Las posiciones dentro de la organizacin.
b.Cmo se agrupan las unidades.
c.Cmo fluye entre ellas la autoridad.
 
También nos permite establecer las relaciones dentro de lo definido como organizacin informal; aunque la eleccin del tipo de organigrama depende de la finalidad y de la clase de presentacin que se pretende. En cuanto al grado de detalles y de precisin, el organigrama clsico es decididamente el ms adecuado.